Política de Tratamiento de datos personales

INTRODUCCIÓN

CI Estrada Velasquez y Cia SAS, identificada con Nit: 890926617-8 y ubicada en la ciudad de Medellín en la CR 55 29 C 14, como responsable del tratamiento de datos personales de los terceros de los cuales recopila información para su operación, Implementa su política de tratamiento de la Información cumpliendo con lo estipulado en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (LEPD); y del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley anterior, esta Política se adopta para garantizar que los terceros de los cuales poseemos información personal puedan conocer el procedimiento de recolección, conservación y tratamiento de los Datos Personales que ingresan en nuestras bases de datos, así como los derechos y garantías para hacerlos efectivos.

GENERALIDADES

CI Estrada Velasquez prestara especial atención al manejo de Datos sensibles, los cuales se entiende por aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como por ejemplo aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y datos biométricos.

La información objeto de este procedimiento es entregada voluntaria y directamente por los propietarios o representantes de los titulares de la misma.

 

PROCEDIMIENTO DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

CI Estrada Velasquez y Cia SAS como responsable del tratamiento de datos personales pone a disposición de los TITULARES reportados en sus bases de datos el correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., el teléfono 2656665 ext, 102 y la dirección CR 55 29 C 14 Medellín, para que se reporten o soliciten incidentes o requerimientos sobre el HABEAS DATA.

La información de terceros recopilada en las Bases de Datos de Estrada Velasquez se obtienen de la siguiente manera en función de la operación comercial, productiva y administrativa de la compañía:

Los datos personales son suministrados voluntaria y directamente por sus titulares o sus representantes, para constancia de esto se solicitara por medio de un formulario la autorización expresa del tratamiento de datos personales para información obtenida antes de la vigencia de la presente Política (Noviembre/1/2016), la no respuesta a la solicitud se asumirá como un respuesta positiva que nos permita seguir almacenando y dándole tratamiento a la información. En adelante se hará firmar la autorización en el momento en que el tercero entregue los datos y quedaran como constancia en documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. El formato de autorización será emitido por CI Estrada Velasquez y Cia SA. y será puesto a disposición del titular en el momento en que se recopilen sus datos personales de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2102. 
Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de solicitar su contenido en cualquier momento y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal.

CI Estrada Velasquez recopila información de datos personales de terceros en función de su objeto social y garantiza su buen uso, ademas definimos que esta información es utilizada exclusivamente para los siguientes fines:

  • Para cumplir con las actividades comerciales propias del negocio y generar de documentos frutos de la comercialización de nuestros productos.

  • Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por los clientes en la comercialización de nuestros productos.

  • Remitir información de tipo comercial sobre los productos y servicios ofrecidos por la sociedad, a través de los diferentes medios de difusión, con autorizados por el titular.

  • Envío de comunicaciones relacionadas con nuestros productos, servicios, ofertas, invitaciones, encuestas, entre otros.

  • Efectuar actividades de cobranza en relación con obligaciones contraídas por el titular.

  • Hacer solicitudes de productos a proveedores y generar las ordenes de compra correspondientes.

  • Mantener la información de los empleados actualizada para generar reportes demográficos a las entidades que las solicitan en función de cumplir con las normas de seguridad y salud en el trabajo,

  • Realizar las tareas propias de Recursos Humanos con información de los empleados de la compañía.

CI Estrada Velasquez y Cia SAS garantiza el cumplimiento de los derechos que le asisten al titular de los Datos Personales Según la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y para tal fin define que puede:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales almacenados en las bases de datos de CI Estrada Velasquez y Cia SAS.

  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a CI Estrada Velassquez y Cia SAS.

  • Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos personales cuando así lo requiera.

  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

  • Acceder a la información que hayan sido objeto de Tratamiento de datos personales por parte de CI Estrada Velasquez y Cia SAS.


Según el artículo 9, del Decreto Número 1377 de 2013 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual que amerite permanecer en la base de datos.

CI Estrada Velasquez y Cia SAS como responsable del tratamiento de datos personales acepta que la información recopilada como efecto de la ejecución de su objeto social, será usada sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, las que han quedado explicitas en párrafos anteriores, que el dato es propiedad del titular y que acepta las siguientes responsabilidades:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de HABEAS DATA.

  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta indebida, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  • Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.

  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

  • Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.

  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que estén autorizadas para tener acceso a ella.

  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

El correo electrónico (Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.) dispuesto para recepcionar las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012 sera recibido por el COORDINADOR DE SISTEMAS y éste procederá a redireccionarlo al área correspondiente para que se cumpla con el requerimiento. A nivel interno se han establecido procedimientos para la oportuna y eficaz atención de las consultas y reclamos, la gestión de la información, los controles de las bases de datos y la seguridad de la misma teniendo en cuenta los responsables de las diferentes bases de datos y la estructura administrativa de CI Estrada Velasquez y Cia SAS. Para la recepción de consultas, reclamos, quejas sobre el tratamiento de sus datos personales o para el ejercicio de los derechos como usuario o cliente, podrá comunicarse por medio del correo electrónico implementado para este fin, radicar su consulta o reclamo de forma escrita en nuestra oficina principal ubicada en la CR 55 29 C 14 Zona Industrial de Belén; Medellín, dirigida al Coordinador de Sistemas, quien ha sido designado por la empresa como responsable de la atención de este tipo de consultas y peticiones.

Las bases de datos que almacenan información de terceros y que son susceptibles de realizarles tratamiento de datos personales se guardaran por el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recopilados. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario se procederá a su eliminación salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación o con fines de historia y estadísticas importantes para la empresa. Por lo tanto dichas bases de datos han sido creadas sin un periodo de vigencia definido.